Como Tornei Meus Dias mais Produtivos – Parte 1

Eu sou uma pessoa que naturalmente gosto de organização, de planejamento, de ter o controle da situação e saber o que preciso fazer, onde quero chegar… acho que até por conta do meu trabalho, que envolve auxiliar as áreas da empresa a estruturar e organizar seus processos, a fazer acompanhamento do andamento das ações, a analisar riscos e traçar medidas preventivas, isso é algo muito inerente no meu dia a dia e que acaba me acompanhando na minha vida pessoal.

Me incomoda muito eu viver sem rotina, sem horários, com imprevistos constantes, com demandas de última hora surgindo a todo momento, perder prazos e o controle da situação. Definitivamente eu não consigo viver no caos e dedico parte do meu tempo para me organizar e me planejar. Venho lidando cada vez melhor com momentos de incertezas e de caos, principalmente porque depois que temos filhos, os imprevistos acontecem com muita frequência e muita coisa planejada não vai pra frente.

Pois bem… eu tracei minhas metas para 2015, venho procurando segui-las e tenho visto bons resultados para minha rotina e meu bem-estar. Mas ainda me perdia constantemente em algumas coisas e vinha achando que meus dias poderiam ser mais produtivos. Aí conheci o blog Vida Organizada da Thais Godinho, que muitos de vocês devem conhecer há tempos, comecei a me interessar pelos posts, assinei a newsletter e recebo diariamente os textos por e-mail.

A Thais passa muitas técnicas e dicas para organização do tempo, que consequentemente trazem aumento de produtividade, e eu tenho conseguido aplicar diversas delas no meu dia a dia. Em um primeiro momento, quando lemos, podem parecer coisas muito complexas, cheias de teoria, e que não funcionam para seres humanos do mundo real… rsrsrsrsrsrs. Não é tudo que eu aplico, e muita coisa uso só como base para fazer do meu jeito, mas tenho tirado muitos aprendizados do que venho lendo e fiquei impressionada, logo na primeira semana, como algumas pequenas ações mudaram completamente o meu dia a dia! Algumas coisas eu já conhecia e sabia que deveria fazer, mas não achava um jeito de fazer funcionar.

Então, da minha forma, vou compartilhar hoje com vocês a primeira dessas ações que têm feito toda a diferença no meu dia a dia e vou chamar de distribuição do tempo. Apliquei somente para os dias úteis. Em finais de semana e feriados eu me permito ficar mais livre e sem regras…rs.

Eu sei que para estar disposta e produtiva preciso dormir pelo menos 7 horas por dia. Se eu dormir 8 horas é perfeito, além de ultimamente ser luxo, então me satisfaço com as 7 horinhas.

Com base nisso, a primeira coisa que fiz foi programar que horas o meu dia precisa começar e que horas ele precisa terminar. Cheguei à conclusão de que para eu ter essas 7 horas de sono preciso acordar as 5h30 da manhã e estar na cama até as 22h, para até as 22h30 estar em sono profundo… kkkkkkkkkkkkkk. Eu não sou uma pessoa da “night” e produzo muito mais no período da manhã do que no período da noite, então tem dado certo, já que se eu vou dormir no horário certo, acordo bem disposta, mesmo o dia ainda estando escuro. Mas já aviso, tem dias que não consigo essas 7 horas de sono, mas não tenho dormido raramente menos de 6 horas, e quando isso acontece vem sendo mais exceção do que regra.

Às terças e quintas-feiras eu tenho aula com o personal as seis da manhã, na academia do prédio mesmo. Então sei que nesses dias não é possível chegar no escritório antes das 8h30 (um horário que seria o limite para eu sair as 17h30 e chegar a tempo de buscar a Nina). Já considerei que nesses dias o meu dia começa às 9h, para poder contar com imprevistos de congestionamento, super comuns em SP. Para cumprir minha carga horária, eu teria que sair do escritório as 18h, mas se faço isso, não chego a tempo de pegar a Nina na escolinha. Então, saio as 17h30 e fico com um débito de 1 hora que acabo compensando nos outros dias.

Às segundas e quartas estou chegando no escritório por volta das 7h, o que me permitiria ir embora as 16h. Mas fico até as 17h e assim já compensei o débito dos dias que pratico exercícios e ainda fico com uma hora de crédito.

Na sexta estou tentando chegar as 7h também, o que permitiria ir embora as 16h, mais uma hora que tenho de crédito, tenho a possibilidade de ir embora as 15h.

Tudo isso é possível em função de eu ter a possibilidade dessa flexibilidade de horários no trabalho, e eu vou remanejando esse saldo de horas durante a semana e em algumas sextas-feiras consigo sair mais cedo e ter mais tempo para coisas pessoais, assim como em outras não (como semana passada, por exemplo, que foi uma semana atípica, onde tive médico que atrasou horrores, trânsito caótico em dia de chuva, e viagem no final de semana).

Bom, independentemente da hora que chego e vou embora, toda segunda-feira de manhã eu programo a minha agenda da semana, considerando minhas atividades profissionais e minhas atividades pessoais, e divido as duas em mais três sub-grupos:

  • Atividades Pré-definidas: são aquelas atividades que você já sabe que tem que fazer de qualquer jeito, os compromissos já agendados.
  • Processamento de atividades programadas: é o tempo dedicado a colocar em prática atividades, a realmente processar atividades. No meu caso, tenho responsabilidades como revisar documentos, tomar alguma ação baseada em e-mails que recebo, elaborar relatórios, etc.
  • Demandas: são aquelas coisas que você não esperava que vão surgindo no dia a dia e que precisam ser resolvidas naquele momento.

Aí organizo a agenda na seguinte ordem:

  1. Distribuo todas as atividades pré-definidas na agenda do outlook (reuniões; leitura de e-mails – especifiquei três momentos do dia para ler e responder e-mails e só se me sobra tempo livre fora desses horários que acesso de novo; consultas médicas (minhas e da Nina); horário do almoço – para mim importantíssimo, já que não abro mão de parar para comer; ligações que preciso fazer; consultas que preciso marcar; etc). Se em um dia vejo que minha agenda tem muitos compromissos pré-definidos, procuro deixar o seguinte mais livre para poder processar as atividades já programadas, porque se não faço isso, é quando as coisas começam a acumularem e se perderem.

 

  1. Os espaços que sobram na agenda eu não defino se serão para processar atividades ou para demandas imprevistas. Eu listei todas as atividades que preciso executar (profissionais e pessoais) e classifiquei em prioridade alta, média e baixa. Isso já dá um norte muito bom, pois a ideia é revisar essa lista mensalmente (a prioridade alta é o que preciso concluir no mês, a média o que preciso concluir até o mês seguinte, e a prioridade baixa as demais) e quando organizo minha agenda mensal, só foco no que defini como prioridade alta. Com isso feito, toda segunda-feira eu listo todas as atividades que preciso processar naquela semana e coloco ordem de prioridade para elas (numero mesmo o que vai ser feito primeiro, depois, depois e depois…). Aí vou fazendo uma atividade por vez e enquanto não termino uma, não começo a seguinte.

 

  1. Acabei na leitura dos posts da Thais conhecendo um método chamado Pomodoro, que não entrei a fundo para entender direito, mas que pelo que vi é você dar intervalos regulares durante o processamento de atividades para a cabeça não pirar e poder respirar um pouco, além de permitir que você não perca o foco enquanto executa a atividade (incluindo interromper para ler e-mails, responder whatsapp, etc). Então, quando as atividades são muito chatas, a cada 25 minutos que executo, paro 5 para dar uma volta, tomar um café, comer alguma coisa, tomar uma água, ir no banheiro… enfim. Se são coisas que fluem melhor, que me dão mais prazer, executo por 45 – 50 minutos e paro de 10 a 15. É uma técnica de produtividade que quero entender melhor porque me parece que surti efeito mesmo. Eu já fazia isso de forma inconsciente, mas às vezes me perdia um pouco na pausa que acabava sendo muito longa… hehehehehehehe.

 

  1. Do início até o meio da semana eu consigo ver claramente o que programei e o que consegui concluir, e se vejo que vai sobrar muito tempo livre (não é comum acontecer), incluo mais alguma atividade para processar na minha listinha.

 

Tem dado muito certo e quando começo a semana com uma lista que até poucas semanas atrás eu poderia achar insana de concluir, e chego no final de semana com ela concluída ou quase totalmente concluída (ainda estou me encontrando para definir a quantidade de atividades realistas para a semana, já que em algumas vezes eu tenho alto volume de atividades de baixa complexidade e em outras baixo volume de atividades de alta complexidade, que acabam tomando bem mais tempo do que o programado) fico extremamente satisfeita e tranquila.

Mas Mari, e os posts do blog? Estão aí nessa listinha? Não gente. Não estão. O blog é meu hobby, e o máximo que faço nesses tempos livres, quando sobram, é responder algum e-mail ou comentário e anotar em um papel a ideia de tema para os posts para não esquecer. Os posts são escritos a noite, nos finais de semana, e quando almoço rápido, na hora do almoço (questão de definir prioridades… tem dias que coloco publicar um post como prioridade). Não posso de forma nenhuma deixar que o blog interfira no meu trabalho, e esse é mais um exercício diário de foco e planejamento.

Quando chego em casa (entre 18h – 19h, depende do dia), tenho de três a quatro horas para fazer tudo que preciso. Como a Nina não toma mais banho na escolinha, a primeira coisa que faço é tomar banho com ela e já arrumar a mala da escolinha, que agora que ela está usando uniforme é bem fácil e rápido. Aí preparo um lancinho para ela e faço o jantar (se já tem comida pronta ela janta comigo).

Tem dias que gasto 30 min na cozinha, outros que gasto 1 hora, outros que já tem praticamente tudo semi preparado e não levo nem 10 min. Se na hora que a comida está pronta o meu marido já chegou em casa, ótimo, se não, paciência. Janto sem ele mesmo. Procuro dar um pouco de atenção exclusiva para a Nina, tem dias que são 15 min, tem dias que é meia hora, tem dias que é uma hora… não me culpo mais por isso, é a nossa forma de levar a vida e a rotina e enquanto estamos tomando banho, curtimos o momento juntas, enquanto preparo o jantar a todo momento ela vai conversar e participar, enfim… não tenho aquela cobrança de “preciso estar sentada focada 100% na minha filha para ser uma boa mãe”.

Quando o meu marido chega ele toma banho, come e assume o papel de dar atenção, preparar e colocar a Nina para dormir. Enquanto isso eu faço meu lanchinho do dia seguinte e deixo minha roupa separada (uma das metas de 2015 que não falhou desde que comecei e tem otimizado muito meu tempo de manhã), preparo algum post ou faço alguma coisa que quero para mim. Tem dias que só dá tempo e arrumar as coisas do dia seguinte e cama.

De manhã é difícil eu ver a Nina acordada, mas todos os dias passo no quarto dela para dar um beijinho e fazer um carinho antes de sair de casa. Me adaptei a essa rotina e ela também, e o nosso momento durante a semana é quando busco ela na escolinha, até o papai chegar em casa.

Compras eu faço nos finais de semana ou peço pela internet. Depende da semana, do que tem na geladeira e nos armários, do cardápio que preparei. Não tem uma regra certa.

E assim vou levando a vida.

O post ficou gigante! Isso porque não falei das outras coisinhas que tem me ajudado a praticar efetivamente essa organização da agenda durante o dia heim. Me digam se gostaram do tema para eu saber se continuo falando sobre o assunto ok?

Beijos – Mari

Deixe seu comentário

Esse site utiliza o Akismet para reduzir spam. Aprenda como seus dados de comentários são processados.

10 comentários

  1. Nagela Cardoso comentou:

    Mariiiiii,

    Cansei só de ler rs….da a impressão que é tudo muito cronometrado e controlado! Socorrooo!!! Pra mim não dá não!

    Este pensamento e organização, lá em casa, não devem funcionar. Eu vou anotando no celular as coisas que tenho para fazer semanalmente, o que da para esperar, passo para semana seguinte, ou vou buscando alternativas mais fáceis e sem enlouquecer. Amo rotina!!!

    Vou dar um exemplo de otimizar o meu tempo: tinha que ir na 25 de março até amanhã, porque sexta-feira é o carnaval da escola do Gu e ele ficaria muito feliz com uma fantasia do Mickey. Como sei que odeio aquele lugar e correria um forte risco de não encontrar como eu queria. Conversei pelo Whats com a professora do Gu que a mãe e costureira e encomendei a confecção da fantasia do jeito que ele queria.

    E esses papos no Whats é enquanto estou no banheiro , se é que vc entende o que eu estou falando, rs. Não vou no banheiro sem o celular, porque acho perca de tempo. rs

    Me cobro muito ter tempo exclusivo com o Gu e tento me controlar em ficar no celular, então aproveito o banho, a hora do sono e providenciei um tapete de pista beeem grande na minha cozinha, para quando eu estiver lá fazendo comida ou qqr outra coisa, ele ficar comigo conversando ou brincando de carrinho, só para ficar pertinho de mim.

    Procuro também ter tempo para ficar perto do marido, conversar, ficar junto, acho isso muito, mas muuuuito importante mesmo.

    Como o Gu já está grandinho, estou aos poucos, conseguindo ter tempo pra mim também, o que estou achando uma delicia.

    Ahhh, vi vc com um super salto com o barrigão enorme, malucaaaa, toma cuidado viu, morro de medo!!!

    1. não é tudo cronometrado assim não…rs. e eu não estava de salto alto. ele era bem baixinho… acho que a foto deu a impressão que era um saltão… beijos

  2. patricia comentou:

    nossa qt organização!!!!parabéns!
    mas não consigo ser assim, milimetrica rsrrs
    faço minha “agenda”, um dia antes. anoto tudo num bloquinho que tenho na bolsa, tipo marcar salao, mercado ,medico e vou me organizando durante o dia. as x da tempo de fazer td, em outras,não!vou colocando as prioridades e durante o dia vou fazendo as coisas em intervalos no meu trabalho. o que me facilita muito é organizar dia de supermercado e feira.no geral tenho dado conta de tudo. uma coisa que aprendi ser mt importante e não tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo e somente partir pra outro compromisso qd já terminei o primeiro. bjsss

    1. Acho que o texto deu a impressão que é tudo milimétrico assim…rs. Mas não é. tem variações de horários, o que faço é montar a rotina com a ordem das coisas mesmo para eu não deixar coisas importantes de lado. Esse negócio de terminar uma coisa para começar outra funciona muito mesmo. senão ficam mil atividades iniciadas sem conclusão. beijos

  3. Cristina comentou:

    Parabéns! Muito legal!
    Para mim, fundamental é conseguir dormir cedo e acordar cedo, assim o dia rende. ter anotações de tudo que precisa ser feito também. coisas simples podem ajudar e muito como arrumar o lanche e separar a roupa para trabalhar no dia anterior. Minha filha ainda não vai de uniforme e perco um tempo danado arrumando a mochila. mas. devagar estou conseguindo organizar melhor a nossa vida. Um beijo!

    1. Cris, para mim uma boa noite de sono faz toda a diferença. Eu definitivamente não funciono virando noites fazendo qualquer coisa. Prefiro dormir e acordar super cedo no dia seguinte, que com certeza rendo mais. Separar as coisas no dia anterior ajudam muito mesmo! E quando sua filha passar a usar uniforme facilitará muito. Eu perdia muito tempo organizando a mala da Nina quando ela não usava uniforme ainda. Beijos

  4. Gabriela tefili comentou:

    Vc é super!!!

  5. Simone comentou:

    Ola Mariana, tudo bem?
    Estou lendo seu blog e Me inspirando com sua organizacao, tenho uma filha de Dois anos e oito meses e voltarei a trabalhr no proximo ano. Fico triste pensando que passarei o dia longe dela, mas o trabalho é aLgo que me completa e sinto muita falta. Queria daber quem cuida da Nina pela menha e leva para a escola? E quando voce viaja a trabalho, com quem ela fica? Me desculpe a intromissao na sua privacidade, eu só quero descobrir solicoes possiveis para minha rotina de trabalho com minha filha.
    Um beijo!

    1. Oi Simone, imagina…rs. isso não é intromissão. Normalmente quem cuida dela de manhã e leva para a escola é o meu marido. Eu saio bem cedo de casa, com ela dormindo ainda. No dia anterior já deixo a mochila e o uniforme separado. Ele dá o leite, um lanchinho, se ela quiser, escova os dentes, limpa rosto e nariz, penteia o cabelo, coloca para fazer xixi, troca a roupa e leva quando sai para trabalhar. Eu sempre o envolvi muito nos cuidados com ela, então ele tira de letra. Vez ou outra, se saio mais tarde e ela já está acordada, ele prepara ela do mesmo jeito e aí eu levo. Quando viajo é com ele que ela fica também. Ele se ajusta no trabalho e leva e busca. Como viajo pouco e normalmente são uma ou duas noites no máximo fora, não é nada que interfira de forma negativa. Beijos

      1. Simone comentou:

        Obrigada pela atencao! E resposta bem completa ! Adorei! Beijos